Ablauf plan hochzeit

Wie läuft der Tag der Hochzeit ab?


Aktualisiert am 23. Januar 2023 von Katja Sing

Ablaufplan Hochzeit

Wann beginnt die Hochzeit? Wie lange dauert eine freie / kirchliche Trauung? Um wieviel Uhr ist die beste Uhrzeit für den Beginn der Trauung? Wann macht man am besten die Hochzeitsfotos? Wie lange dauert der Sektempfang und das Essen? 

 

Ich erzähle euch in diesem Artikel, wie der Ablauf einer Hochzeit aussehen kann und gebe euch 5 wichtigste Tipps, die ihr zu Beginn eurer Hochzeitsplanung beachten solltet! Viel Spaß beim Lesen! 


Wann beginnt die Hochzeit? 

Eine Hochzeit beginnt mit dem Getting Ready / Braut Make Up und Styling zuhause oder im Hotel. Plant mindestens 1,5-2 Stunden für die Braut ein und ca. 30 Minuten für den Bräutigam ein. Wenn neben einem Fotografen noch ein Videograf engagiert ist, der das Getting Ready filmt, verlängert sich diese Zeit um ca. 30 Minuten.

 

Wann macht das Brautpaar am besten Fotos? Wie lange muss man dafür im Ablauf des Tages einplanen?

Es gibt mindestens 3 Möglichkeiten, wann man als Brautpaar Fotoshooting machen kann: von dieser Entscheidung hängt der gesamte Ablauf eurer Hochzeit ab. Man kann nach Wunsch, selbstverständlich, die Möglichkeiten untereinander kombinieren. 

 

1) Vor der Trauung ("First-Look"): dadurch spart ihr Wartezeit eurer Gäste und könnt gemeinsam nach der Trauung den Sektempfang genießen. Das First-Look-Fotoshooting dauert ca. 1-1,5 Stunden (zzgl. Anfahrt zur Foto-Location).  Falls ihr euch für diese Variante entscheidet, habt ihr keinen Zeitdruck und könnt um eine beliebige Uhrzeit starten, falls ihr es doch etwas ruhiger mit dem Fotoshooting angehen wollt und mehr als 1,5 Stunden Zeit einplanen wollt. Beim Sektempfang könnt ihr die Fotos mit euren Gästen machen - plant dafür ca. 30-45 Minuten in den Plan / Ablauf eurer Hochzeit mit ein. 

  


2) Nach der Trauung:  verweilt nicht all zu lange mit euren Gästen nach der Trauung und begebt euch direkt zum Fotoshooting, um Zeit zu sparen. Eure Gäste machen sich auf den Weg zur feierlichen Location und genießen den Sektempfang. Maximal empfohlene Paar-Shooting Zeit für euch als Brautpaar: 1 Stunde zzgl. Anfahrt. Plant diese Zeit in den Ablauf eurer Hochzeit mit ein! 

 

3) Ein späteres Abendsonnen-Shooting: nicht umsonst wird diese Zeit von den Fotografen - "Die Goldene Stunde" genannt. Denn beim Sonnenuntergang entstehen die schönsten Fotos des gesamten Tages. Plant ca. 30 Minuten in euren Ablauf mit ein.  



Wann beginnt man die Trauung? Wie lange dauert sie? 

Falls Ihr nicht an einen vorgegebenen Zeitpunkt eurer kirchlichen / standesamtlichen oder freien Trauung gebunden seid, die am gleichen Tag mit der Hochzeitsparty stattfinden wird, empfiehlt es sich frühestens um 13-14 Uhr mit der Trauung zu starten (in den Sommermonaten - noch später, um 15-16 Uhr). Wenn möglich, kombiniert nicht 2 Trauungen an einem Tag.

  • Eine freie Trauung dauert ca. 35-40 Minuten
  • eine katholische kirchliche Trauung - 1-1,5 Stunden, eine evangelische kirchliche Trauung dauert ca. 50 Minuten. 
  • eine standesamtliche Trauung dauert in der Regel zwischen 15-25 Minuten

Welche Vorteile habt ihr dadurch, wenn der Beginn der Trauung erst um 14 Uhr ist? Grund 1: ihr dürft länger ausschlafen und seid fitter für die Party. Grund 2: denkt an Eure Gäste, die eine längere Entfernung fahren müssen! Außerdem, nimmt man Euren Hochzeitstanz besonders wahr, wenn er bei Dämmerung / im Dunklen stattfindet (ist es nicht ein Traum?) ;) 



Beispielhafter Ablauf einer Hochzeit:


 

14:00        Beginn der standesamtlichen / kirchlichen / freien Trauung

15:00        Fotoshooting des Brautpaares / Sektempfang für die Gäste

17:00        Beginn in der Location / Geschenkübergabe 

17:30        Buffet Eröffnung oder serviertes Menü

19:00        Unterhaltung, Spiele / Reden & Beiträge der Gäste / Fotos mit den Gästen

20:00        Hochzeitstanz und Party

21:30        Hochzeitstorte

22:00        Party

23:45        Hochzeitstraditionen (Brautstraußwurf, Strumpfbandwurf, Schleierabnahme usw.) => PARTY! 

  


Braucht man den Ablaufplan als Info-Aufsteller auf der Hochzeit? Soll der Ablauf der Hochzeit in den Einladungskarten erwähnt werden? 

Ihr könnt ein paar Details zum Ablauf der Hochzeit in eure Einladungskarten einfügen (grob, 3-5 Punkte), damit sich die Gäste auf Überraschungsmomente des Tages freuen können. Alternativ könntet ihr eine separate Karte / Tisch-Aufsteller im ähnlichen Design zu eurer Einladungskarte auf jedem Tisch am Tag der Hochzeit platzieren: somit bleiben die Gäste über das Geschehen informiert (falls ihr eine Hochzeitsmoderatorin engagiert, wird sie eure Gäste über den Ablauf der Hochzeit sowie wichtige Programmpunkte auf dem Laufenden halten). 


 

Wer kümmert sich darum, dass der geplante Tagesablauf auch eingehalten wird? 

Oft entscheiden sich die Brautpaare dafür, die Koordination vom Tagesablauf in die Hände von den Trauzeugen zu legen. Eure besten Freunde werden mit Sicherheit ihr Bestes geben - jedoch kann es passieren, dass sie den Tag mit euch gar nicht genießen können, da sie die ganze Zeit in Abstimmung mit den Dienstleistern und operativen Entscheidungen eingebunden sein werden. Das ist absolut schade, da dieser Tag einzigartig und einmalig ist! Überlasst die organisatorischen Aufgaben einem Professional - so könnt ihr den Tag unbeschwert und stressfrei verbringen und ausgiebig feiern. 


Wie lange dauert der Sektempfang und das Essen?




Wie lange dauert der Sektempfang? 

Der Sektempfang beginnt im Anschluss eurer Trauung: bedenkt die Fahrtzeit zur Location, falls die Trauung nicht am gleichen Ort stattfindet. In der Regel, dauert der Sektempfang zwischen 1-2 Stunden: je nachdem, ob Ihr in dieser Zeit auch Fotos mit den Gästen oder Gratulationen der Gäste einplanen wollt. Falls das Zeitfenster zwischen der Trauung und dem Essen mehr als 3 Stunden beträgt, empfiehlt es sich, die Gäste nicht nur mit Getränken, sondern auch mit Häppchen (kleinen Speisen / Canapes) zu versorgen, um den ersten Hunger zu stillen. 


TIPP: Plant mindestens 30 Minuten im Ablaufplan der Hochzeit für Beiträge eurer Gäste und Familie ein!


Wie lange dauert das Essen? 

Je nachdem, für welche Option Ihr euch entscheidet: Buffet oder serviertes Menü. Aus unserer Erfahrung, dauert Buffet zwischen 1,5-2 Stunden (bei ca. 100 Gästen). Menü dauert in der Regel länger, da die Pausen zwischen den Gängen mit beachtet werden müssen (ca. 3-4 Stunden). Die Buffeteröffnung sollte am besten nicht gleichzeitig erfolgen, um "Stau" am Buffet zu vermeiden und damit Gäste, die an einem Tisch platziert sind, gemeinsam speisen können. 


5 wichtige Tipps für die Suche der Hochzeitslocation


1. Startet rechtzeitig mit eurer Suche nach der passenden Hochzeitslocation für euch: 1,5-2 Jahre im Voraus! 

 

2. Sucht euch eine Location aus, die mehrere Caterings zur Auswahl anbietet (oder gar nicht an Catering gebunden ist). Falls es nicht der Fall ist, erkundigt euch über Erfahrungen mit diesem Catering, welches euch exklusiv angeboten wird. Leckeres Essen und guter Service ist das A & O einer gelungenen Feier! 

 

3. Legt kein Datum mit der Location fest: fragt zuerst parallel alle gewünschten Dienstleister und die Locations nach allen verfügbaren Terminen!

 

4. Sind Gästetische und Partyfläche in einem Raum? Dies ist ganz wichtig für die Partystimmung!

 

5. Hat die Location eine Lautstärkenbegrenzung? Dieser Faktor kann ein Partykiller sein, falls die Begrenzung unter 94Db liegt. 



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Das müsst ihr bei der Sitzordnung beachten:


Sitzordnung der Gäste: Bei Sitzordnung ist wichtig folgendes zu beachten:

1) Ältere & Kinder: nicht zu nah an die Tanzfläche bzw. Musikboxen wegen Lautstärke zu platzieren

 

2) Bei einsprachigen Gästen immer eine übersetzende Person am Tisch mitplanen, falls die Moderation nur in einer anderen Sprache geplant ist

 

3) Versucht es, Gäste, die als Singles zu eurer Hochzeit eingeladen sind, nicht an Pärchen-Tischen zu platzieren ;)

 

4) Dienstleister: platziert eure Dienstleister nicht zu den Gästen - plant einen eigenen Dienstleister-Tisch. Der Hintergrund ist, dass wir als Dienstleister den ganzen Tag am Arbeiten und Organisieren sind und kaum am Tisch sitzen - und uns nur zu den Essenszeiten kurz hinsetzen (Buffet oder Hochzeitstorte). 

 

 5) Die Fotobox: falls es platztechnisch möglich ist, nicht in einem anderen Raum platzieren. Ansonsten entsteht die Gefahr, dass bei der Party alle Gäste dahin stürmen. Tipp: während der Tanzstunde komplett ausschalten, und in den Pausen wieder einschalten


Einladungskarten Hochzeit: welche Infos?



1. Datum der Hochzeit inkl. Jahr 

 

2. Uhrzeit / Beginn der standesamtlichen, kirchlichen oder freien Trauung inkl. Adresse der Location. 

 

3. Parkmöglichkeiten und Hotel Empfehlungen in der Nähe von eurer Location / eventuell auch eine Taxi-Rufnummer vom lokalen Unternehmen. (Falls die Gäste für den Parkplatz bezahlen müssen, bitte nehmt diese Info unbedingt auf die Einladungskarte mit auf !)

 

4. Falls eure Feier erst am Nachmittag in einer Hochzeitslocation mit dem Sektempfang beginnt, wäre es sinnvoll, 2 Uhrzeiten zu nennen: z.B. "Wir laden euch herzlich zum Sektempfang um 16:00 in der Location ein, mit anschließendem Beginn der Feier um 17:00." Dann planen die Gäste ihre Ankunft entsprechend ein und werden nicht zu spät / zu früh da sein. Einen kurzen Tagesablauf könnt ihr gerne auch erwähnen (in Form von Icons oder auch als Text). 

 

5. Kontakt von eurem Ansprechpartner für organisatorische Fragen und Beiträge der Gäste (z.B. eure Hochzeitsmoderatorin, die den Tagesablauf mit euch gemeinsam gestaltet und sich mit Sicherheit über solche wichtigen Infos im Vorfeld freuen wird!) 

6. Eure Geschenkwünsche, sowie zeitliche Frist für die Rückmeldung der Gäste bezüglich Zu-/Absage. 


Was sollte lieber NICHT erwähnt werden?

- Bis wann die Party gehen soll: z.B. "das Taxi ist für 1:00 nachts bestellt". Ihr meint es mit Sicherheit gut mit diesem Shuttle-Service und denkt an das Wohl eurer Gäste, jedoch kann dies schnell zu einem "Partykiller" werden. Erwähnt solche Infos einfach während der Feier, unauffällig und diplomatisch. 

- Kompletter detaillierter Tagesablauf: wir wollen dich, dass der Tag ein paar schöne Überraschungen mit sich bringt, oder? ;) Platziert nach Wunsch eine separate Karte / Aufsteller mit wichtigen Infos zum Tagesablauf auf jeden Tisch bei der Feier - somit hat jeder Gast den Überblick, was ihn auf eurer Hochzeit erwartet.




Tamada Hochzeit in NRW und RLP

Hochzeitsmoderatorin, Tamada, DJ 


  • Hochzeitsmoderatorin, Tamada für Hochzeit in NRW, Düsseldorf, Köln, Wuppertal, Essen, Aachen, Rheinland-Pfalz, Belgien und Niederlanden 
  • Eingespieltes Team mit DJ und / oder Musikband 
  • Hochzeitsmoderation und Freie Trauung : Moderation in Deutsch, Russisch und Englisch 
  • Hochzeitssängerin mit langjähriger Erfahrung, großes Repertoire (auswendig, ohne Text oder iPad!), Leidenschaft in jedem Schritt: von Vorbereitung und Planung bis zum Auftritt !